Para superar con éxito la auditoría de certificación y recertificación de tu Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, deberás cumplir con los requisitos legales. En este artículo te mostramos cómo crear una matriz de requisitos legales para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Esta matriz te ayudará a asegurarte de que estés al día con las regulaciones actuales y que tu empresa pueda cumplir con la ley.
Una guía paso a paso para la elaboración de una matriz de requisitos legales
La elaboración de una matriz de requisitos legales del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) es un proceso que permite a las empresas identificar y evaluar los riesgos laborales a los que están expuestos sus trabajadores, así como determinar las medidas de control necesarias para minimizar el impacto de estos riesgos.
Elaborar una matriz de requisitos legales del SGSST implica analizar la legislación vigente en materia de seguridad y salud en el trabajo, así como otros documentos normativos relevantes, como las Directrices sobre la Gestión Integrada de Riesgos Laborales (GIRL) emitidas por el Ministerio del Trabajo. La matriz también puede incluir criterios adicionales definidos por la empresa, en función del tamaño y la naturaleza de su actividad.
Una vez elaborada, la matriz constituye una herramienta valiosa para orientar la implementación del SGSST en la empresa.
¿Qué es una Matriz de Requisitos Legales?
La matriz legal de una empresa (matriz de requisitos legales) se define en el Decreto 1072 de 2015 como:
«Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables». (Artículo 2.2.4.6.2).
La matriz de requisitos legales es una lista o tabla que relaciona los requisitos legales aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) de una empresa con las normas ISO 45001:2018 e ISO 31000:2018.
La elaboración de una matriz de requisitos legales es útil para comprender qué se necesita para cumplir con la legislación vigente y, por lo tanto, implantar y mantener un SGSST eficaz.
Los requisitos legales pueden provenir de diversas fuentes, tales como la Constitución, leyes, reglamentos, convenios colectivos, etc. En algunos casos, los requisitos legales también pueden incluir las disposiciones contractuales.
¿Qué normatividad debe incluir en la matriz de requisitos legales?
La matriz de requisitos legales debe incluir todos los requisitos aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), conforme a la legislación vigente. Estos requisitos pueden provenir de leyes, reglamentos, normas o directrices oficiales.
La matriz de requisitos legales también deberá incluir otros documentos relevantes, como las políticas y procedimientos del SGSST. Esto es importante para garantizar que el SGSST esté completamente alineado con las normas y regulaciones aplicables.
¿Cómo elaborar una matriz de requisitos legales?
La elaboración de una matriz de requisitos legales del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es un proceso que permite a las empresas identificar y analizar los requisitos legales aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. La matriz de requisitos legales se puede utilizar como herramienta para la implantación y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
El proceso de elaboración de la matriz incluye los siguientes pasos:
1. Identificación de los requisitos legales aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
En el ámbito de Colombia, el marco normativo lo establece el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, en los preceptos legales del capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015, ‘Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’.
Aparte de la normatividad estatal, también deben tenerse en cuenta la legislación nacional, departamental y local de aplicación. Por último, aquella normatividad que emane de la actividad que realiza la empresa y las Normas Técnicas Sectoriales.
Y, por último, todos los requisitos legales establecidos en las Normas Internacionales regidas por los Sistemas de Gestión (ISO 9001, ISO 14001, etc.)
2. Análisis e interpretación de los requisitos legales identificados.
3. Elaboración de la matriz de requisitos legales.
Teniendo en cuenta la normativa aplicable, las características específicas del Sistema y las necesidades específicas de la empresa.
4. Evidencia de cumplimiento.
Se trata de un aspecto vital, dado que los auditores y funcionarios del Ministerio de Trabajo, (y también la alta dirección) solicitarán que se demuestre fácilmente que se cumple con toda la normatividad. Para ello, la matriz de requisitos legales incorporará:
- Descripción de la evidencia
- Columna SI/NO que indique si existe evidencia actualizada
- Observaciones
- Puede incluir, también, la fecha y la persona que generó la evidencia
- Ubicación de la evidencia
- Puede incluir, también, quién es el responsable del cumplimiento de la normatividad.
- Observaciones
Evita Sanciones y No Conformidades
Alcanzar el cumplimiento de los requisitos legales y encontrar el modo más eficiente de llevarlo a cabo exige un conocimiento profundo de la normatividad en seguridad y salud en el trabajo y la norma ISO 45001.
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