La gestión de contratistas es una tarea clave para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo cuando hay empresas externas subcontratadas en tus instalaciones. En este artículo, veremos qué es la gestión de contratistas, para qué sirve y cómo puedes digitalizar el control documental.

¿Qué es la gestión de contratistas?

El Decreto 1072 de 2015, establece los requisitos de seguridad y salud en el trabajo que aplican a todos las empresas colombianas y que deben ser implementados y controlados por los contratantes. En este sentido, la gestión de contratistas es una de las principales responsabilidades de las empresas para garantizar la seguridad y la salud de todos los trabajadores en instalaciones laborales, obras o proyectos que se realizan en Colombia.

La gestión de contratistas es un proceso que implica la selección, contratación y supervisión de empresas externas que realizan trabajos en instalaciones de la empresa que las contrata o bien, que realizan trabajos en nombre de otra empresa. Esto incluye desde la identificación de los riesgos y la definición de las competencias necesarias para el trabajo, hasta la definición de los criterios de evaluación y seguimiento de las empresas contratistas.

La gestión de contratistas involucra tanto al contratista como a la empresa contratante. Los contratistas deben cumplir con los requisitos legales, los procedimientos y los estándares de calidad establecidos por la normativa vigente y por la organización contratante.

Por su parte, las empresas contratantes deben asegurarse de que los contratistas cumplan con las políticas y normas de seguridad y salud en el trabajo establecidas en el Decreto 1072 de 2015 (Artículo 2.2.4.6.28. Contratación).

¿Por qué es importante la gestión de contratistas?

La gestión de contratistas es importante por varias razones:

• Cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo: Como hemos mencionado antes, la gestión de contratistas permite garantizar que las empresas contratistas cumplan con las normas y políticas de seguridad y salud en el trabajo establecidas por la organización y el Decreto 1072 de 2015.
• Reducción de riesgos: Como resultado, gestionar contratistas adecuadamente ayuda a identificar y controlar los riesgos asociados a los trabajos realizados por las contratistas, lo que reduce los accidentes laborales y los costos asociados.
• Mejora de la calidad del trabajo: Asimismo, gracias a una correcta gestión de contratistas, la empresa contratante puede asegurarse de que los trabajos contratados cumplan con los estándares de calidad establecidos por la organización.

¿Cómo implementar la gestión de contratistas?

La implementación de una correcta gestión de contratistas implica seguir algunos pasos clave:

• Identificar los riesgos asociados a los trabajos ejecutados por las empresas contratistas.
• Definir las competencias y habilidades necesarias para efectuar el trabajo de forma segura y eficiente.
• Seleccionar a las empresas contratistas que cumplan con los requisitos de seguridad y salud en el trabajo establecidos en el Decreto 1072 de 2015.
• Definir los criterios de evaluación y seguimiento de las empresas contratistas.
• Establecer un método de control documental para garantizar que las empresas contratistas cumplan con las políticas y normas de seguridad y salud en el trabajo.

El control documental en la gestión de contratistas

Por lo tanto, para implementar la gestión de contratistas, es imprescindible establecer un método de control documental para asegurar que estás al día con las regulaciones actuales. Al hablar de control documental, nos referimos al proceso que implica la recopilación, verificación y control de los documentos necesarios para verificar que los contratistas cumplen con los requisitos legales y normativos establecidos en el Decreto 1072 de 2015.

Asimismo, la gestión documental de contratistas otorga la ventaja de ayudar a las empresas a anticipar la detección de posibles riesgos asociados a la contratación de empresas externas, ya que comprobar la documentación necesaria, las empresas pueden evaluar la capacidad de los contratistas para realizar el trabajo de forma segura y eficiente.

En conclusión, podemos afirmar que el control documental es un aspecto clave para lograr el éxito en la gestión de contratistas en Colombia.

¿Cómo digitalizar la gestión documental de contratistas?

La principal ventaja de contar con un software de control documental de contratistas es el ahorro de tiempo y dinero.

Hacer manualmente del control documental de contratistas es una tarea compleja que requiere una gran cantidad de tiempo y recursos. El proceso de solicitud, recepción y análisis de la documentación de todos los contratistas puede resultar extremadamente laborioso.

La digitalización de la gestión documental de contratistas es fundamental para las empresas que buscan optimizar sus procesos y mejorar la seguridad de sus operaciones.

¿Sabías que existe una Plataforma de Control Documental y Gestión de Contratistas y Proveedores?

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La plataforma facilita el cumplimiento del Decreto 1072/2015 (Artículo 2.2.4.6.28. Contratación), ya que coordina la comunicación con sus contratistas para el envío, revisión y validación en tiempo real de los documentos que la legislación y tu empresa definan cómo obligatorios de acuerdo con su SGSST.

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